Las comunidades de vecinos
se digitalizan. Falta les hace. No es ningún secreto que todo lo
relacionado con juntas, actas, cuentas y demás resulta tedioso y, en
ocasiones, irritante. “Los españoles no suelen ser muy participativos en
los asuntos de su comunidad porque huyen de los conflictos inherentes.
El uso de las nuevas tecnologías es una buena forma de intervenir sin
verse afectado por los problemas asociados a las reuniones de vecinos”,
señala Salvador Díez, presidente del Consejo General de Colegios de
Administradores de Fincas de España (CGCAFE).
La cosa cambia cuando todos los asuntos se pueden despachar con un simple golpe de click y entran en escena plataformas digitales, correo electrónico, redes sociales y mensajes al móvil. Hay vecinos que incluso tuitean
sus juntas. La gestión digital de las fincas, que en los últimos años
ha ido ganando fieles, reporta agilidad, transparencia y democracia.
Tres ingredientes que faltan en algunos portales. “El propietario, al
estar más informado percibe la transparencia y está más tranquilo”,
explica Antonio Gil, administrador de fincas colegiado de Venue Murcia.
Las nuevas tecnologías evitan al vecino tener que desplazarse al
despacho del gestor o pasarse días buscando al presidente. “Lo que
necesito lo tengo al momento, a cualquier hora. No dependo de buscar un
documento en un cajón o llamar al teléfono del administrador”, dice José
María Ansola, CEO de la plataforma vecinosenred.es. Un cambio de rumbo
hacia las comunidades 2.0 que facilita que los problemas no se enquisten por falta de comunicación, que haya menos olvidos y menos teléfonos que comunican.
Además, el uso de la palabra no se reduce a las juntas anuales y a
los encuentros fortuitos en los descansillos. Resulta frecuente que
peticiones de vecinos que no se habían realizado o aprobado en esa
reunión anual por falta de tiempo quedaran en el olvido. Con las nuevas
herramientas, todos los propietarios pueden hacer propuestas en
cualquier momento y comprobar al instante si tiene apoyo o no, explica
Christian Butt, fundador de vecinos.net, un servicio gratuito que
permite a las comunidades crear una web privada.
No hay por qué rendir cuentas solo una o dos veces al año. “La
inmediatez es fundamental y con el modelo anterior los propietarios
disponían de las cuentas cada año. Ahora pueden estar informados el
mismo día y saber en qué estado está, por ejemplo, una incidencia con el seguro”,
comenta Antonio Gil. Este administrador de fincas lanzó hace dos años
su página web venue.es y gestiona unas 30 comunidades 2.0. Una de ellas
está en el barrio de Espinardo, en Murcia, donde “usamos despacho 24
horas en el que se sube la información contable y jurídica, boletín de
noticias, Twitter para informar a los propietarios que no asisten a las
juntas y Facebook”. Dice que no se vulnera la Ley de Protección de
Datos, ya que los comuneros aprueban previamente la inclusión o no del
resumen de los acuerdos. Sin embargo, en la mayoría de los casos las
redes sociales hoy por hoy se limitan a mejorar la comunicación entre
propietarios, más que a la gestión de las fincas.
Todas estas herramientas —aliadas de los administradores, no
sustitutas—, facilitan que el vecino pueda ver en tiempo real lo
sucedido en la junta, aunque viva en Londres. Algo muy útil para los
foráneos que tienen segundas residencias en España. Es más, algunos
presidentes y vocales están usando skype para hacer
videoconferencias en cualquier momento con el administrador, añade Gil,
que se pregunta: ¿por qué no ir hacia una finca inteligente que
aproveche toda la tecnología a nuestro alcance?
Las ventajas parecen evidentes, tanto para administrador como para
propietarios: ahorro de costes (papel, correo, sobres…); inmediatez en
la tramitación de incidencias; consulta desde cualquier lugar con acceso
a Internet sin necesidad de llamar a nadie; y gestión de reservas de
zonas comunes, como pistas de tenis.
El administrador de fincas, a examen
El administrador de fincas colegiado tiene por delante un reto profesional importante. “Cuando contratas a uno necesitas ver que está trabajando por ti, que es accesible y que el resultado de lo que has contratado llega, y eso no se hace de otra forma que con la administración 2.0”, explica Antonio Gil. Ahora bien, “esta mayor transparencia puede dejar en evidencia a un mal gestor. Y, por el contrario, beneficiar al proactivo”, añade Christian Butt, economista de 47 años de origen alemán que fundó la plataforma vecinos.net en 2001. Lo emplean 500 comunidades. A principios de año, el servicio podrá ser usado desde cualquier móvil o tableta.Los propietarios son los encargados de aprobar o suspender la gestión del administrador. De hecho, con la crisis crece el escrutinio. “Hasta hace poco a la mayoría de los vecinos no les importaba lo que pasaba en su finca. Ahora, piden información financiera”, señala Ali Parandeh, fundador de urbytus.es. Con este cambio en la gestión gana transparencia un sector que, de vez en cuando, ha sido salpicado por escándalos de estafa. “Aunque, el volumen de incidencias por denuncias de malas praxis es, afortunadamente, insignificante en un sector que gestiona cerca de 40.000 millones de euros de recursos ajenos cada año”, señalan en el CGCAFE.
Los vecinos reciben las notificaciones por correo electrónico. “El
correo ordinario tiene una serie de desventajas, como no tener acceso al
buzón si estoy de viaje o no recibir una notificación urgente”, indican
en vecinosenred.es, aplicación con la que la comunidad también se puede
autogestionar. Es gratis para fincas de hasta 20 propietarios. Para el
resto, la cuota anual va de 90 a 190 euros.
Muchos administradores de fincas están trabajando ya para adaptar sus
despachos. En muchos edificios lo digital y lo convencional conviven
sin problemas. No obstante, aún siguen siendo tradicionales entre el 87%
y el 90%, calculan en el CGCAFE. Por dar una cifra, de cada 100
colegiados, 20 pueden estar completamente inmersos en la gestión 2.0,
concreta Gil.
“Muchos administradores disponen de sus propias plataformas en la red
a las que el vecino puede acceder de forma segura y gratuita. Y
consultar actas, cuentas y otro tipo de documentos que se encuentran a
disposición de los propietarios. Poco a poco aparecen nuevas
aplicaciones, como reservas de pistas deportivas a través de móvil o
notificaciones por SMS”, asegura el presidente del colectivo, que admite
que “nos encontramos en una fase de cambio del modelo de gestión”.
Un modelo que, por otra parte, ahorra a los vecinos algunos euros. Un
administrador que hace uso de tecnologías no es ni más caro ni más
barato que uno tradicional. En cambio, su gestión consigue un ahorro en
la cuota anual de unos 25 euros por vecino, sobre todo gracias al uso
del correo electrónico en lugar del papel (envío de actas, sobres...),
calcula Gil. En las fincas que usan Urbytus —aplicación que permite
acceder a cuentas y ofrece comparativas de los gastos entre años— han
ahorrado entre tres y 20 euros por propietario al año, “gracias al envío
de correo electrónico en varios idiomas, lo que significa ahorro en
papel, sellos y trabajo manual”, explica Ali Parandeh, su fundador.
Las fincas digitales han calado más en las urbanizaciones de reciente
creación y con gente joven. Aunque también empieza a tocar a la puerta
de las más antiguas. “Los hijos de las personas mayores son las que nos
piden la información 2.0, con lo cual se aplica el modelo anterior y el
actual a la hora de trabajar”, indican en Venue Murcia.
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